7 принципов правильного делегирования

Источник: Современный Бизнес

Любой лидер обязан делегировать задачи. Это может вызывать трудности, но существуют приёмы, которые помогают делать это просто и эффективно.

Неважно, лидер вы, предприниматель или просто занимаете высокую должность – делегирование является ключом к увеличению продуктивности и сохранению контроля над ситуацией во время дедлайнов или перегрузок. Проблема в том, что многие предприниматели и лидеры не знают, как делегировать правильно или не желают этого делать до тех пор, пока ситуация их не вынудит.

Делегирование – это навык, который, как и любой другой, может быть изучен и со временем доведен до совершенства. Используйте на практике эти семь принципов делегирования и ведите свою организацию к повышению эффективности:

Научитесь передавать обязательства

Главной проблемой, с которой сталкивается большинство новоиспеченных начальников и лидеров, является неспособность передавать свои рабочие обязанности. Иногда они настолько хотят выполнить всю работу сами, что игнорируют помощь других людей. А иногда думают, что никто другой просто не обладает навыками и умениями, чтобы справиться с определенной задачей.

Какой бы ни была ваша ситуация, вы обязаны учиться отдавать другим то, что привыкли делать сами. Начните с малого, делегируйте только незначительные задачи и со временем работайте над этим. Узнавайте свою команду лучше, повышайте уровень доверия между вами и вашими подчиненными. Делайте крохотные шаги с мыслью о том, что однажды вам придется делегировать всю свою работу, если вы хотите добиться больших высот.

Разработайте систему приоритетов

Начните разрабатывать систему приоритетов для поручений, как часть процесса «отступления от дел». Конечно, эта система будет зависеть от вашей квалификации, сферы деятельности и видов задач, с которыми вы обычно имеете дело, но она должна состоять как минимум из четырех категорий, которые будут зависеть от усилий и мастерства, требуемых для выполнения работы.

В самой приоритетной категории должны находиться задачи, которые вы будете выполнять сами, а в категории с самым низким приоритетом – те, которые будут выполняться другими людьми. Уровень требуемых усилий поможет вам понять, какие из задач делегировать важнее всего. Например, если вы отдадите сотрудникам на выполнение задачу, которая имеет высокий приоритет, но не требует наличия серьезных навыков, то сэкономите кучу времени.

Создание системы приоритетов поможет вам понять природу задач и грамотно их распределять.

Используйте сильные стороны своих работников

Будучи лидером, вы обязаны знать все тонкости работы со своими подчиненными, учитывать их сильные и слабые стороны, потенциал и набор умений. В процессе делегирования отдавайте задания тому, кто обладает лучшими знаниями и навыками для выполнения конкретной работы. Это выглядит очевидным советом, но многие лидеры зачастую поручают задачи тому, кто меньше всего занят или просто первым попадается под руку.

Также очень важно быть последовательным. Например, делегирование схожих задач одному и тому же работнику наверняка улучшит его способность выполнять схожие задачи.

Всегда прилагайте инструкции

Даже если процесс выполнения задачи кажется для вас очевидным, удостоверьтесь в том, что снабжаете инструкциями все поручения, которые делегируете. Если у вас есть какие-то особенные предпочтения или просто дедлайн для определенного задания, не забывайте об этом упоминать.

Обговаривайте детали и подробно описывайте суть работы, это поможет избежать большинства коммуникативных проблем и позволит вашим подчиненным точно и в срок выполнять поставленные задачи. Вы, как и ваши сотрудники, со временем оцените по достоинству такой превентивный подход.

Не бойтесь обучать людей новым навыкам

Если у вас в команде нет человека, готового выполнить определенную задачу, то это не означает, что работа не может быть передана. Большинство навыков может быть изучено, поэтому не бойтесь считать обучение подчиненных частью процесса делегирования.

Несмотря на то, что первые делегированные задания отнимут у вас больше времени, чем сэкономят (ведь вам необходимо обучить выбранного сотрудника), рассматривайте это как инвестицию. Передавайте свои знания и умения и откроете для себя возможность поручать все схожие задания одному и тому же работнику.

Доверяйте, но проверяйте

Как только вы делегировали задачу, доверяйте своему подчиненному и дайте ему выполнять её на его же условиях. Это позволит ему справиться с работой таким способом, который он посчитает лучшим. Тем не менее, не бойтесь иногда включаться в процесс и проверять, что выполнение задачи идет по намеченному ранее пути. Например, если вы неделю назад дали задание, которое должно быть выполнено к завтрашнему дню, отправьте работнику напоминание, чтобы убедиться что все идёт по плану.

Такой подход вдохновит ваших сотрудников, поднимет уровень доверия и уважения в вашей команде и предотвратит проблемы в коммуникации и взаимопонимании.

Используйте обратную связь, чтобы развивать делегирование

Отзывы являются самой важной частью процесса делегирования и работают в обе стороны. Если ваши сотрудники хорошо справились с поставленной задачей – дайте им знать, выразите публичную благодарность и похвалите как следует. Если же они потерпели неудачу, то не бойтесь их конструктивно критиковать.

Также призывайте и работников делиться мыслями по поводу делегирования – есть огромный шанс, что вы узнаете, даёте ли нужное количество информации и правильно ли распределяете задания между людьми.

Делегирование – не всегда простой и понятный процесс, но чем раньше вы начнёте это делать, тем быстрее вы станете в этом разбираться и распределять задачи эффективно. Примите тот факт, что это никогда не будет проходить идеально, но полученный опыт будет помогать вам совершенствоваться с каждым днем.