Сооснователь Skyeng, молодой предприниматель Харитон Матвеев, рассказывает, какую роль в становлении его бизнеса сыграл личный домашний ассистент, как найти такого помощника и поставить ему правильные задачи.
Если бы я мог вернуться на несколько лет назад и дать себе полезный совет, я бы сказал себе: «Харитон, немедленно найми себе личного менеджера».
Сейчас я понимаю, что мне нужно было намного раньше найти такого человека, это очень помогло бы сэкономить время и добиться большего. Но лучше поздно, чем никогда.
В моей компании работает 7 топ-менеджеров. Мой личный ассистент Оля – восьмой топ-менеджер, который отвечает за быт.
Я всегда относился к ней соответственно и с первого дня обрисовал ей её роль во всей этой истории.
Ее задача — придумать, как сделать мою жизнь проще, чтобы сэкономить ресурсы, силы и время для работы. Но для того, чтобы наше сотрудничество дало результат, я подготовил почву.
Введение в курс дела
Когда я нанимал ассистента, я объяснил ей все от начала до конца – какие у меня цели и приоритеты, чем я занимаюсь и куда уходит мое время.
Я позвал Олю в офис, показал его, познакомил с остальными сотрудниками. Она даже просмотрела все мои интервью в печатных изданиях, на YouTube и сайтах.
Это не излишняя въедливость – такой подход позволяет ассистенту увидеть общую картину и свое место в ней.
Коммуникации
Я завел отдельный почтовый ящик для ассистента, купил ей рабочий телефон с хорошей камерой и мощным GPS, чтобы на нем без проблем открывались все приложения для работы, приобрел сим-карту.
Все это делает работу ассистента удобнее. Одна моя знакомая жаловалась, что она поменяла место работы, а звонки с прошлой работы продолжают сыпаться на её мобильный.
Мой ассистент от этого избавлен.
Отдельно мы установили кучу софта. К примеру, сделал в приложении Trello доску со списком задач, календарь, в котором расписано, что и когда ей нужно делать.
Так ни одно дело не забудется и не пропадет, а мне не придется постоянно звонить ей и контролировать.
Безопасность
Я попросил ассистента предоставить справку из поликлиники, а также подписать договор о неразглашении, поскольку она по долгу работы имеет доступ к моим личным данным и коммерческим секретам.
И именно поэтому доверие очень важно.
Список обязанностей
У моего ассистента очень широкое поле ответственности. Она занимается личными финансами – оплачивает счета, закупает продукты, ведет финансовую отчетность.
Она принимает доставки – и это экономит мне немало времени. Раньше приходилось перекраивать планы, звонить курьеру, передоговариваться с ним – и все ради того, чтобы забрать коробку.
Оля также занимается документами, у нее всегда под рукой сканы всех бумаг, от договоров до гарантийных талонов, все систематизировано и любая бумажка находится за секунды.
Ассистент отвечает и за рацион. Сейчас все стараются питаться как можно правильнее, но не всегда есть возможность отправиться в ресторан здоровой еды или заказать доставку правильного ланча в офис.
А у меня вообще просто нет времени ходить на обед.
Мои перерывы очень короткие, всего по 15 минут, и у Оли есть расписание таких перерывов, когда она приносит мне здоровый обед в термосумке.
Она сама знает, что делать, потому что я предельно четко разъяснил ей свои цели и объяснил, к чему я стремлюсь, контролируя свою диету.
Теперь она сама выбирает продукты так, как это сделал бы я сам. Вот почему важно не просто давать ассистенту указания, а делиться своим видением вопроса.
И, наконец, Оля поддерживает в моей квартире порядок – там всегда чисто, как в хорошем отеле.
Все мои гаджеты всегда заряжены, и я уже не помню, когда у меня в последний раз что-то внезапно заканчивалось – жвачка, шампунь или еда в холодильнике.
Если мне нужно ехать в командировку или идти в спортзал, я всегда знаю, что меня будет ждать собранная сумка.
Еще Оля напоминает мне о днях рождения моих сотрудников.
В чей-то день рождения она приносит мне на рабочий стол кучу открыток, я выбираю ту, которая по моему мнению больше всего подходит этому человеку и подписываю её.
Казалось бы, это мелочь, но именно такие мелочи очень важны, они формируют имидж руководителя.
Помощь менеджера по быту неоценима – она экономит мне очень много времени, которое я мог бы потратить на такие унылые штуки, как оплата счетов, поиск какой-то бумажки и покупку стирального порошка.
Но благодаря ей все эти бесценные часы я трачу на развитие Skyeng.
Конечно, сперва мне пришлось уделить время «настройке» — я объяснял Оле свои жизненные принципы, показывал всякие YouTube каналы о здоровом питании, мы даже тренировались собирать и разбирать два чемодана – для коротких и долгих поездок.
Любого человека на любой должности нужно обучить и ввести в курс дела, никто не может нормально работать, если у него нет понимания, куда нужно двигаться.
Источник: Бизнес Статьи
Самые актуальные новости - в 
