Менеджер по быту: зачем бизнесмену личный помощник

Сооснователь Skyeng, молодой предприниматель Харитон Матвеев, рассказывает, какую роль в становлении его бизнеса сыграл личный домашний ассистент, как найти такого помощника и поставить ему правильные задачи.

Если бы я мог вернуться на несколько лет назад и дать себе полезный совет, я бы сказал себе: «Харитон, немедленно найми себе личного менеджера».

Сейчас я понимаю, что мне нужно было намного раньше найти такого человека, это очень помогло бы сэкономить время и добиться большего. Но лучше поздно, чем никогда.

В моей компании работает 7 топ-менеджеров. Мой личный ассистент Оля – восьмой топ-менеджер, который отвечает за быт.

Я всегда относился к ней соответственно и с первого дня обрисовал ей её роль во всей этой истории.

Ее задача – придумать, как сделать мою жизнь проще, чтобы сэкономить ресурсы, силы и время для работы. Но для того, чтобы наше сотрудничество дало результат, я подготовил почву.

Введение в курс дела

Когда я нанимал ассистента, я объяснил ей все от начала до конца – какие у меня цели и приоритеты, чем я занимаюсь и куда уходит мое время.

Я позвал Олю в офис, показал его, познакомил с остальными сотрудниками. Она даже просмотрела все мои интервью в печатных изданиях, на YouTube и сайтах.

Это не излишняя въедливость – такой подход позволяет ассистенту увидеть общую картину и свое место в ней.

Коммуникации

Я завел отдельный почтовый ящик для ассистента, купил ей рабочий телефон с хорошей камерой и мощным GPS, чтобы на нем без проблем открывались все приложения для работы, приобрел сим-карту.

Все это делает работу ассистента удобнее. Одна моя знакомая жаловалась, что она поменяла место работы, а звонки с прошлой работы продолжают сыпаться на её мобильный.

Мой ассистент от этого избавлен.

Отдельно мы установили кучу софта. К примеру, сделал в приложении Trello доску со списком задач, календарь, в котором расписано, что и когда ей нужно делать.

Так ни одно дело не забудется и не пропадет, а мне не придется постоянно звонить ей и контролировать.

Безопасность

Я попросил ассистента предоставить справку из поликлиники, а также подписать договор о неразглашении, поскольку она по долгу работы имеет доступ к моим личным данным и коммерческим секретам.

И именно поэтому доверие очень важно.

Список обязанностей

У моего ассистента очень широкое поле ответственности. Она занимается личными финансами – оплачивает счета, закупает продукты, ведет финансовую отчетность.

Она принимает доставки – и это экономит мне немало времени. Раньше приходилось перекраивать планы, звонить курьеру, передоговариваться с ним – и все ради того, чтобы забрать коробку.

Оля также занимается документами, у нее всегда под рукой сканы всех бумаг, от договоров до гарантийных талонов, все систематизировано и любая бумажка находится за секунды.

Ассистент отвечает и за рацион. Сейчас все стараются питаться как можно правильнее, но не всегда есть возможность отправиться в ресторан здоровой еды или заказать доставку правильного ланча в офис.

А у меня вообще просто нет времени ходить на обед.

Мои перерывы очень короткие, всего по 15 минут, и у Оли есть расписание таких перерывов, когда она приносит мне здоровый обед в термосумке.

Она сама знает, что делать, потому что я предельно четко разъяснил ей свои цели и объяснил, к чему я стремлюсь, контролируя свою диету.

Теперь она сама выбирает продукты так, как это сделал бы я сам. Вот почему важно не просто давать ассистенту указания, а делиться своим видением вопроса.

И, наконец, Оля поддерживает в моей квартире порядок – там всегда чисто, как в хорошем отеле.

Все мои гаджеты всегда заряжены, и я уже не помню, когда у меня в последний раз что-то внезапно заканчивалось – жвачка, шампунь или еда в холодильнике.

Если мне нужно ехать в командировку или идти в спортзал, я всегда знаю, что меня будет ждать собранная сумка.

Еще Оля напоминает мне о днях рождения моих сотрудников.

В чей-то день рождения она приносит мне на рабочий стол кучу открыток, я выбираю ту, которая по моему мнению больше всего подходит этому человеку и подписываю её.

Казалось бы, это мелочь, но именно такие мелочи очень важны, они формируют имидж руководителя.

Помощь менеджера по быту неоценима – она экономит мне очень много времени, которое я мог бы потратить на такие унылые штуки, как оплата счетов, поиск какой-то бумажки и покупку стирального порошка.

Но благодаря ей все эти бесценные часы я трачу на развитие Skyeng.

Конечно, сперва мне пришлось уделить время «настройке» – я объяснял Оле свои жизненные принципы, показывал всякие YouTube каналы о здоровом питании, мы даже тренировались собирать и разбирать два чемодана – для коротких и долгих поездок.

Любого человека на любой должности нужно обучить и ввести в курс дела, никто не может нормально работать, если у него нет понимания, куда нужно двигаться.

Источник: Бизнес Статьи

Нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент и нажмите Ctrl+Enter.

Читайте также

Вверх

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: