9 полезных функций Google Docs

Источник: Современный Бизнес

Конвертация в Word документ

Наверняка вы знаете что документы Word можно открывать и редактировать прямо в браузере через Google Docs.

Но возможна и обратная конвертация — для начала убедитесь, что в настройках Google Docs у вас включен режим преобразования в документы Office.

Для этого установите расширение для Chrome «Редактирование файлов Office».

Если вы закончили редактировать файл, вы можете сохранить его в виде документа (Для этого зайдите в меню «Файл», нажмите «Скачать как» и выберите нужный формат).

Эта функция работает не только с текстовыми документами, но и с таблицами Excel и презентациями PowerPoint.

Восстановление предыдущих черновиков

Помимо функции автосохранения, в Google Docs есть возможность восстановления предыдущих версий документа.

Для этого откройте меню «Файл» и выберите пункт «История версий», а затем «Смотреть историю версий».

В правой колонке вы увидите даты и время внесенных изменений — по ним можно найти искомый временной промежуток и соответствующую версию файла.

Если над документом работало несколько редакторов, вы можете посмотреть, кто именно внес правки. Чтобы вернуть старую версию файла, нажмите синюю кнопку «Восстановить эту версию».

Редактирование в офлайн-режиме

Нет доступа в интернет? Вы все равно можете создавать и редактировать документы, просто они не будут автоматически сохраняться.

При подключении к сети ваши правки синхронизируются и будут мгновенно сохранены.

Чтобы воспользоваться этой функцией, включите возможность редактирования в офлайн-режиме.

Откройте главное меню Google Docs и зайдите в настройки (для этого нужно нажать в верхнем меню иконку с горизонтальными полосками). Выберите «Настройки» и включите переключатель напротив пункта «Офлайн-режим».

Перед тем как приступить к работе в офлайн-режиме, не забудьте авторизоваться в Google.

Поиск фрагмента другого редактора

Если вы работаете над одним документом с несколькими коллегами, вы можете легко найти, какую его часть они редактируют.

В правом верхнем углу отображаются их фотографии или аватары — нажмите на нужную и вы увидите, где сейчас работает этот редактор.

Использование дополнений

Даже если вы давно пользуетесь Google Docs, вы наверняка ни разу не обращали внимание на пункт «Дополнения» в главном меню.

Среди дополнений можно найти много всего полезного, например, функцию форматирования для создания сценария и подбора рифм.

Есть даже дополнение для аналитики внесенных изменений, который показывает, какой вклад внес каждый редактор документа.

Возможность показать фрагмент текста нужному человеку

Создайте документ, выделите часть текста и нажмите на символ в виде облачка с плюсом.

Откроется окошко для комментария. Поставьте в нем плюс и начните набирать адрес электронной почты нужного человека.

Ему придет письмо с предложением посмотреть ваш документ.

Автозамена

Если вам постоянно приходится повторять в тексте одну и ту же фразу или набор символов, создайте специальную автозамену. Выберите в меню пункт «Инструменты» и найдите там «Настройки».

Введите сокращение в левую колонку, а в правую — нужную фразу. Здесь же вы можете отключить замену кавычек парными и другие варианты автозамены.

Голосовой набор

Воспользуйтесь этой функцией, если вы слишком ленивы, чтобы печатать. Зайдите в меню «Инструменты» и выберите «Голосовой ввод». Появится небольшое окошко с микрофоном.

Браузер попросит разрешить Google Docs доступ к вашему микрофону. Нажмите на микрофон, и его значок станет красным — это значит, что голосовой набор активен и можно говорить.

Функция распознает знаки препинания. Чтобы их поставить, скажите «точка», «запятая» и так далее. Можно форматировать текст, сказав «новая строчка» или «новый параграф».

Встроенный поиск

Вы можете искать страницы через поисковик Google прямо в Google Docs.

Выделите нужное слово и нажмите в меню значок гиперссылки — под пустой адресной строкой появятся варианты, которые нашел поисковик по этому запросу.

Для более детального поиска выберите «Найти больше».

Читайте также

Добавить комментарий

Вверх